Construyendo una oficina sin paredes: qué opciones de trabajo remoto debe considerar para su negocio

Construyendo una oficina sin paredes: qué opciones de trabajo remoto debe considerar para su negocio

Graciela Dixon, con los “insights” de tres emprendedores de Ecuador, Costa Rica y Colombia, pone a su disposición el artículo de opinión “Construyendo una oficina sin paredes: qué opciones de trabajo remoto debe considerar para su negocio”.

(22/5/2018 – web) Por Graciela Dixon.- La movilidad ha marcado la tendencia para las empresas del siglo 21, con empleados que necesitan estar equipados para trabajar de manera efectiva y eficiente desde prácticamente cualquier lugar del mundo. El crecimiento y la asequibilidad a la tecnología móvil y a opciones digitales como la nube, han llevado a los líderes empresariales de la región a adoptar iniciativas de trabajo remoto que permiten flexibilidad para sus empleados.

Según Visión Pymes 2018, la encuesta anual realizada por Brother International Corporation, actualmente el 48 por ciento de los gerentes y dueños de pequeñas y medianas empresas en la región tienen al menos un empleado trabajando remotamente. Además, el 10 por ciento de aquellas empresas cuentan con casi un tercio de sus empleados en la modalidad de trabajo remoto[1]. Ya sea que su empresa se desarrolle en un entorno de oficina tradicional o un lugar de trabajo totalmente remoto y virtual, aquí hay algunas cosas que debe tener en cuenta a la hora de decidir cuál es la mejor opción para su empresa.

Benefíciese de una iniciativa de trabajo remoto

Uno de los principales beneficios de ofrecer a los empleados la opción de trabajar remotamente es proveer un mejor ambiente de trabajo. Permitir a los empleados tener un horario flexible y / o trabajar de forma remota ayuda a reducir el estrés de viajar diariamente al trabajo y les permite desarrollar un equilibrio entre el trabajo y la vida personal. Para quienes son padres, a menudo puede ser estresante lograr un balance práctico entre el trabajo y la vida personal, haciendo malabares entre las responsabilidades familiares y profesionales.

Paola Granja, colega mía en el grupo asesor de pequeñas empresas de América Latina para Brother y fundadora de Bang Studio en Quito, Ecuador, ha aprovechado la tecnología de reuniones virtuales y de la nube, para crear una cultura de trabajo “amigable con la familia”, que le permita satisfacer las demandas de ambos: su familia y su negocio. A menudo trabaja desde casa y ocasionalmente lleva a su hijo a la oficina. “Al crear culturas de trabajo flexibles en nuestras propias empresas, no solo prosperamos, sino que brindamos un entorno positivo para nuestros empleados. Esto es especialmente importante para las madres como yo”, dice Paola. Esto no solo proporciona un beneficio para los empleados, sino que gerentes y propietarios también pueden aprovechar de esta flexibilidad.

La implementación de iniciativas de trabajo remoto también puede ayudar a mejorar la productividad de su equipo y calidad de su trabajo. Según un estudio de la Universidad de Stanford, los empleados que trabajan desde casa aumentaron su rendimiento laboral por 13 por ciento e informaron una mejor satisfacción laboral[2]. No solo podría aumentar la productividad laboral de su equipo, sino que las capacidades remotas también le permitirán atraer a los mejores talentos, independientemente de dónde vivan. Tener la capacidad de reclutar y asociar talento en todo el mundo ha sido clave para el crecimiento y el éxito de Tutorez, una empresa con sede en Panamá que utiliza la tecnología para conectar a los estudiantes con el tutor perfecto para sus necesidades. Alejandro Carbonell, miembro del grupo asesor de pequeñas empresas de América Latina para Brother y fundador y CEO de Tutorez, dice: “Un gran parte de nuestro trabajo se hace en línea. Parte de nuestra cultura como compañía es poder realizar todo desde cualquier parte sin necesidad de estar atados a una oficina, una computadora o incluso un mismo país.”

Piense estratégicamente antes de adoptar una política de trabajo remoto

Hay algunas cosas que debe tener en cuenta a la hora de implementar políticas de trabajo remoto. Primero, reconozca que no todas las posiciones y trabajos son adecuados para el trabajo remoto. La naturaleza de su negocio o algunas posiciones específicas pueden requerir una interacción cara a cara para que funcionen adecuadamente. Relacionarse personalmente a veces es indispensable, haciendo que el trabajo remoto sea impráctico. Según un informe de la Asociación de Ciencias Psicológicas en Washington, D.C., Estados Unidos, también puede depender del individuo[3]. Los autores sugieren que los empleados que están motivados, tienen control sobre su propio horario y son más autónomos serán adecuados para trabajar de forma remota. El informe concluyó que trabajar de forma remota proporciona el mayor beneficio cuando se equilibra entre el trabajo dentro y fuera de la oficina e incluye directrices y políticas claras para los empleados.

Implemente una iniciativa exitosa de trabajo remoto

Afortunadamente, hay herramientas y recursos con amplio rango de costos, disponibles para ayudarlo a crear y adoptar una iniciativa de trabajo remoto efectiva y bien administrada. Jason Acuña, CEO de Outer Space Coders (Costa Rica) y miembro del grupo asesor de pequeñas empresas de América Latina para Brother, comparte cómo las herramientas que utiliza, han ayudado a implementar un exitoso programa de trabajo remoto.

Comunicación: “Para aprovechar los beneficios de un programa de trabajo remoto, una buena comunicación es esencial”, dice Acuña. “Es importante tener reuniones breves y regulares para brindar apoyo y asistencia, responder preguntas y establecer metas y tareas”. Usar la tecnología para llamadas en conferencia, videoconferencia y chat puede ayudar a mantener una comunicación abierta con empleados y colaboradores independientemente de su ubicación.

Organización y administración de tareas: “Además de una buena comunicación, es absolutamente necesario establecer y seguir tareas, objetivos, y metas. Esto proporciona un sentido de compromiso y elimina la desconexión y la falta de comunicación que puede ocurrir a distancia “, continúa Acuña. Es necesario tener directrices claras al establecer tareas de trabajo y medir el progreso, de modo que utilice programas dedicados que ayuden a mantener a los empleados organizados y motivados.

Al conocer la importancia del equilibrio que debe existir entre el trabajo/vida personal y la flexibilidad en el lugar de trabajo, es fundamental evaluar cómo funciona actualmente su negocio y si hay oportunidades para ofrecer trabajo remoto o tiempo flexible, sin comprometer la calidad y el rendimiento. Cualquier sea su decisión final, es un buen ejercicio evaluar de forma continua su negocio y considerar las ventajas de un horario más flexible, tanto para usted como para sus empleados.

* La Dra. Graciela Dixon es la propietaria de Project Wellness, una empresa dedicada a brindar información, servicios y productos relacionados con la salud y el bienestar. También es miembro del grupo asesor de pequeñas empresas de América Latina para Brother (Brother Latin America Small Business Advisory Council)

[1] La encuesta anual, realizada por Brother International Corporation, se llevó a cabo por teléfono con 801 propietarios y gerentes de pequeñas y medianas empresas en Costa Rica, Panamá, Colombia y Ecuador. Las entrevistas se completaron entre el 4 de diciembre de 2017 hasta el 16 de enero de 2018.

[2] Bloom, N., Liang, J., Roberts, J., & Ying, Z. J. (2015). Does Working from Home Work? Evidence from a Chinese Experiment. The Quarterly Journal of Economics, 165, 218.

[3] Allen, T. D., Golden, T. D., & Shockley, K. M. (2015). How effective is telecommuting? Assessing the status of our scientific findings. Psychological Science in the Public Interest, 16(2), 40-68.

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