5 ‘alertas rojas’ que indican que es momento de migrar a un sistema de control de gastos

5 ‘alertas rojas’ que indican que es momento de migrar a un sistema de control de gastos

Desde la perspectiva de Mendel -la fintech que ofrece a las empresas herramientas para crear sus propias reglas de gestión financiera- las siguientes son señales de que la digitalización para el control de gastos de la compañía es urgente al interior de una firma:

(28/Oct/2021 – web) México.- Las empresas enfrentan el reto de reactivarse económicamente y alcanzar los niveles de crecimiento que tenían previo a la pandemia. Para lograrlo, es importante detectar aquellas ‘alertas rojas’ que indican que la gestión del gasto empresarial no va por el camino correcto y que, por el contrario, migrar a una solución digital es una necesidad.

Desde la perspectiva de Mendel -la fintech que ofrece a las empresas herramientas para crear sus propias reglas de gestión financiera- las siguientes son señales de que la digitalización para el control de gastos de la compañía es urgente al interior de una firma:

1.-  Demasiado tiempo de facturación

Este puede ser uno de los procesos más tediosos y engorrosos que puede encontrar el personal administrativo de una empresa, sobre todo en los cierres contables en los que requieren recopilar una gran cantidad de información para generar las facturas y los reportes correspondientes.

Ante ese problema, Mendel recomienda utilizar plataforma tecnológica que permite automatizar ese proceso y concluirlo en segundo, capturando toda la información de los tickets de las compras que realizan los colaboradores, generando la factura y el XML con una fotografía, lo que deriva en un ahorro de tiempo que se puede traducir en dinero posteriormente.

2.- Fugas de capital

¿Qué pasa con esos gastos que se convierten en fugas de capital para la empresa? Existen firmas que se ven severamente afectadas por aquellas compras constantes o pagos que, en ocasiones, pueden reducirse o eliminarse cuando se cuenta con los datos correctos que indican que, lejos de un beneficio, están afectando a la compañía.

Por el contrario, contar con un aliado tecnológico como Mendel, ayuda a que las empresas tengan información a la mano y reglas de gasto preconfiguradas que ayuden a una rendición más puntual por empleado, 100% automática y que derive en un mayor control. De ese modo, las empresas configuran las reglas para definir cuándo, cómo y en dónde puede gastarse el dinero, lo que hace imposible gastar más allá de lo asignado.

3. Poca visibilidad de las operaciones

Es posible que tu equipo administrativo no tenga la transparencia que requiere de los gastos que cada empleado realiza durante sus viajes u operaciones diarias, tales como los pagos por combustible, comidas de negocio, u otros ejemplos.

Es por eso que las empresas deben contar con una plataforma que, en una sola pantalla, les ofrece total visibilidad de lo que sucede al interior de su organización. Contar con una herramienta digital que permita acceder en tiempo real a los datos sobre los gastos realizados con las tarjetas corporativas de los empleados ayuda a que los encargados de la administración detecten anomalías para tomar decisiones proactivas en cuanto a qué gastos deberían disminuirse e incluso detenerse, antes de que resulten en afectaciones al presupuesto.

4.- Gastos no comprobables

Una ventaja del uso de tecnología para la gestión del gasto empresarial radica en que se terminan los gastos no comprobables e innecesarios, ya que cada compra se puede visibilizar dentro de la plataforma y se tiene un mayor control de los gastos diarios.

Fusionar una plataforma digital con una tarjeta de crédito inteligente, permite tener un nivel de visibilidad que, como consecuencia, genera una clasificación de gastos automática y, a su vez, brinda la oportunidad de tomar decisiones ágiles y basadas en información real sobre las operaciones, con el fin de construir una gestión más efectiva al tiempo que las firmas ajustan el gasto a las políticas internas, y reducen el riesgo de errores o fraudes de colaboradores.

5.- ¿Te estás enfocando en el negocio?

En ocasiones, todas las problemáticas antes mencionadas provocan que los líderes y tomadores de decisión no se puedan enfocar en las operaciones y estrategias de negocio, ya que destinan demasiado tiempo a la gestión de gastos y procesos administrativos manuales.

Del mismo modo, aquellos empleados que realizan gastos constantes o que requieren comprobar viáticos, tardan demasiado tiempo en procesar la comprobación de dichos pagos de forma manual, tiempo que podrían destinar a tareas más creativas y enfocadas en estrategia del negocio, dependiendo su cargo, como la venta de productos por mencionar un ejemplo.

En resumen, la tecnología en la gestión empresarial es una necesidad cada vez más latente para las compañías, que requieren de plataformas que les ayuden a tener una visión total de lo que sucede al interior de sus operaciones para cuidar el flujo de efectivo y evitar impactos negativos derivados de malas decisiones.

Vía another

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